在第二届丝绸之路(敦煌)国际文化博览会璀璨的聚光灯背后,有一支团队以专业与汗水,在短短的36小时内,上演了一场与时间赛跑、与细节较真的保障战役。他们,就是甘肃会展中心有限责任公司会议服务保障团队。
文博会开幕前夕,一场高规格的国际会议临时调整方案,对主会场甘肃会展中心的会议及展览服务提出了近乎苛刻的要求:必须在36小时内,完成一个可容纳千人的国际会议厅的全面翻新、技术调试、流程彩排及全要素保障演练。时间紧、任务重、标准高,一场无形的战斗悄然打响。
一、集结号吹响:分秒必争的统筹战
接到指令的第一时间,保障团队指挥部迅速成立。会议服务、展览工程、信息技术、安保保洁、餐饮物流等各小组负责人火速集结。一场高效的统筹会议在半小时内召开,任务被分解为以小时为单位的节点图,责任落实到具体人头。从主席台背景板的重新设计制作,到同声传译设备的增配与频段测试;从近千个座位的椅套更换与席位卡精准摆放,到会场内外指引标识的连夜更新……一张精密的时间网络全面铺开。
二、多线并进:专业与协同的攻坚战
接下来的36小时,会展中心变成了一个高效运转的“战场”。
- 会议服务组化身“细节大师”。她们手持白手套,反复检查每一张桌面的水平度,调整每一把椅子的对齐线,确保席签、话筒、纸笔、茶杯的定位毫厘不差。对接所有与会贵宾的个性化需求,反复演练引导、茶水服务等全流程。
- 展览工程与技术支持组是“硬核力量”。工程人员连夜施工,高品质地完成了舞台改造与背景搭建。技术团队则对场内灯光、音响、投影、表决器、同传等系统进行了数十轮联合调试,排查每一个可能的信号干扰点,确保万无一失。
- 后勤保障组构筑“坚强后盾”。安保团队升级了安检与巡更方案;保洁团队实行“随产随清”的循环作业,确保环境始终光洁如新;餐饮团队则为连续作战的保障人员及后续会议茶歇准备了安全可口的餐食。
各条战线并非孤军奋战。指挥部的对讲机里指令与汇报此起彼伏,哪里需要支援,协同力量立刻补上。正是这种无缝衔接的团队协作,将一个个不可能变成了可能。
三、胜利验收:零失误的荣耀时刻
第36小时,朝阳初升。焕然一新的会议厅庄严大气,设备运行平稳,物资整齐划一,服务人员精神饱满。随着国内外嘉宾陆续入场,会议如期顺利进行。流畅的议程、清晰的音视频、精准的同传、优雅细致的服务,赢得了主办方和与会代表的一致赞誉。当最后一位嘉宾满意离场,保障团队成员们相视而笑,疲惫的脸上写满了成功的欣慰。
这急速的36小时,不仅是体力与时间的较量,更是专业精神、协同能力和应急管理水平的一次集中检阅。甘肃会展中心会议服务保障团队用他们的实际行动证明,他们不仅是场馆的运营者,更是高标准国际盛会可靠的服务引擎。他们于幕后创造的“文博速度”与“文博质量”,如同涓涓细流,汇入了文博会成功举办的磅礴乐章,向世界展现了甘肃会展服务的专业水准与担当精神。